Springet fra post-it til IT gav bedre forretning for Schultz Pleje & Hjemmeservice

3,6% på løn, 10% på kørselsudgifter og 25% på planlægningstimer. Så meget har virksomheden Schultz Pleje & Hjemmeservice sparet ved at omlægge deres administration. Det har de gjort med et nyt koordinerings- og ruteplanlægningssystem, de selv har været med til at udvikle. Systemet har givet virksomheden et større overblik over de daglige opgaver, reduceret administrationen og gjort den mere fleksibel. 

Tilbage i tiden var det kvaliteten af vores ydelser, der var vores konkurrenceparameter over for vores kunder. Men det er det ikke i dag. I dag bliver vi målt på, hvor billige vi er, og hvor meget vi når. Der er ikke tid til at sidde og holder brugerne i hånden, for hvis vi gør det, eksisterer vores virksomhed ikke i morgen.  

Så barsk ser pleje- og hjemmeservicemarkedet ud, ifølge administrativ leder hos Schultz Pleje & Hjemmeservice, Hanne Schultz. Og det er den virkelighed, der har tvunget virksomheden til at ændre måden, de arbejder på, fortæller hun: 

Fra at vi sad med en bunke papirlapper og selv kunne planlægge det hele og alle havde overblikket, gik det hele lige pludselig meget stærkt. Måden vi forholdt os til det stigende arbejdspres var nemlig at ansætte flere administratorer, når der kom flere kunder ind. Og de brugte hver især sit eget system, som var tilpasset deres egen måde at arbejde på. 

Eksisterende it-systemer var mangelfulde  

Så længe der ikke var sygdom eller store ændringer i ruterne gik det fint, men så snart det opstod var plejevirksomheden udfordret. Tiden man brugte på at flytte analoge sedler rundt, slugte for mange ressourcer til at virksomheden kunne køre som en god forretning. Administrationen måtte derfor omstruktureres. 

De prøvede forskellige it-løsninger af, men måtte indse at der ikke var et system, som dækkede virksomhedens behov. De endte derfor hver gang med at vende tilbage til det system, de allerede kendte: de analoge lapper. 

Udviklingsprojekt gav mulighed for ny IT-løsning

Schultz Pleje & Hjemmeservice fik kontakt til et udviklingsprojekt, der arbejdede med planlægningssystemer, og her fandt virksomheden en mulighed for at udvikle et system, der var skræddersyet til dem: 

Vi var så heldige at være med i et udviklingsprojekt, hvor man tog udgangspunkt i vores hverdag, således at slutproduktet fuldstændig dækker vores behov.

Hjemmeplejevirksomheden benytter nu Plan A som deres daglige administrations- og planlægningsværktøj. Plan A fungerer som en digital overblikstavle, der er integreret med det interface, som det kørende personale ser på deres smartphones. Systemet kan selv omregne ruter og dagsplaner, og på den måde er sedler og yderligere kommunikation blevet overflødig. 

IT-system sparrer mange ressourcer  

En helt målbar konsekvens af, at man har integreret systemet i administrationen er, at der i dag er to ansatte færre på kontoret: 

Da en af vores medarbejdere gik på efterløn, ville vi prøve at se, om vi kunne klare os uden at ansætte en ny. Og da en medarbejder mere forlod os, kørte vi videre med den indskrænkede bemanding. Det er helt klart det nye systems fortjeneste, at vi har sparet ressourcer på administration.  

Men udviklingen stopper ikke her: 

Vi skal blive bedre til at bruge teknologien, for markedet presses hele tiden: Vores lønomkostninger stiger samtidig med at vores omsætning falder, fordi kommunerne vil have ydelserne billigere. Det betyder, at vi konstant er tvunget til at udvikle os. Vores næste udviklingsprojekt er at kigge på, hvordan vi skærer i tidsforbruget på det enkelte besøg, slutter Hanne Schultz.  

Hanne Schultz’ opskrift på succesfuld serviceinnovation  

• Du skal ikke først starte en serviceudviklingsproces, når du står med ryggen mod muren, for det kan presse dig unødigt. Tag hele tiden pulsen på din virksomhed og sæt ind, inden den er faretruende lav. Det giver mere rum og mod til udvikling. 
• Det er vigtigt, at kemien er i orden og matchet korrekt med de eventuelle samarbejdspartnere, man vælger. For når projektet for virksomheden handler om død eller overlevelse, skal den kunne stole på, at partnerne forvalter projektet på bedst mulige måde. 
• Handler det om it-udvikling er det vigtigt at være opmærksom på, at man meget nemt kan komme til at tale forbi hinanden – især hvis den ene partner ikke er specielt it-kyndig. Det er vigtigt at dobbelttjekke, om man rent faktisk taler om det samme. 
• Man skal ikke være bange for en lang udviklingsproces. Det kan nemlig være rigtigt gavnligt og styrke det endelige produkt, at man har kørt projektet gennem et helt årshjul, så man får alle sæsonkarakteristika med.